Как подготовить документы к ИИ-консультанту

Большой архив сам по себе не становится базой знаний. Сначала определите один рабочий сценарий: кто задаёт вопрос, какое решение должен принять сотрудник и какой документ подтверждает ответ.

• Выберите одно подразделение и 20–50 часто используемых материалов.
• Назначьте владельца каждого документа.
• Отделите действующие версии от архивных и черновых.

Документ должен иметь понятное название, дату, версию и область применения. Таблицы, приложения и исключения нужно сохранить: именно в них часто находится условие, меняющее ответ.

• Уберите дубли с разными именами файлов.
• Проверьте качество сканов и распознавание текста.
• Зафиксируйте, какой источник имеет приоритет при противоречии.

ИИ-консультант не должен показывать сотруднику больше, чем разрешено в исходных системах. Составьте матрицу ролей и проверьте несколько пограничных случаев: новый сотрудник, руководитель другого отдела, уволенный пользователь.

Для пилота нужны реальные вопросы сотрудников и эталон проверки: какой источник должен быть найден, что обязательно должно прозвучать и когда система обязана отказаться от уверенного ответа. Это позволяет оценивать качество, а не впечатление от красивого диалога.